I když dnešní rychlosti připojení k internetu umožňují přes síť přesouvat nepoměrně větší množství dat a velikosti e-mailových zpráv se dají nafukovat takřka donekonečna, stále ještě není běžné, aby si lidé mezi sebou po e-mailu posílali gigabitové přílohy. Někdy ani není možné takovou zásilku kvůli lokálně horšímu připojení nebo absenci internetu stáhnout. Na řadu tedy přichází externí média, na kterých lze pohodlně přenášet opravdu obsáhlé soubory a mít je vždy po ruce. Flash disky a různé externí paměti jsou pohodlné, ale více než u kteréhokoli jiného zařízení u nich hrozí ztráta nebo krádež.
Zapomenout flash disk v kavárně nebo v USB konektoru nějakého veřejně přístupného počítače není nic neobvyklého. Přemýšlet v takové chvíli nad tím, o jaká všechna data jste přišli a zda byla nějak zabezpečena, je už pozdě a problém může být na cestě. Zvlášť pokud šlo o firemní informace. Se ztrátou nebo odcizením flash disků je potřeba počítat dopředu a na tuto eventualitu se dobře připravit. Je to vlastně zoufale jednoduché: stačí celý flash disk nebo jednotlivé soubory zašifrovat. Neoprávněný uživatel si potom soubory, pokud není obsah zapomenutého flash disku již otevřen jeho majitelem, nebude moci přečíst, překopírovat a zneužít je. Nebo se mu nezobrazí ani samotný náhled s obsahem disku.
Důležité je také myslet na to, jaký obsah na disk nahráváte
Jde o bezpečné soubory? Nemohou být nakaženy malwarem? Proskenovali jste si je před nahráním? Běžné antivirové programy dnes už dokáží zkontrolovat jak soubory před nahráváním na flash disk, tak obsah flash disku při připojení k chráněnému zařízení. Rozhodně také není dobré míchat na jednom externím disku soukromé a pracovní dokumenty. Některé firmy svým zaměstnancům zakazují používat externí disky a veškeré dokumenty musí přenášet pomocí cloudu. Ale i když zaměstnavatel dovoluje pracovat s flash disky, měl by nastavit jasná bezpečnostní pravidla.
I na flash disky a další externí paměťová zařízení se totiž vztahuje evropské nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Pokud tedy na disku přenášíte adresáře klientů, zaměstnanců či obchodních partnerů, měl by být tento disk zabezpečený před únikem dat – ideálně zašifrovaný. Dojde-li totiž ke ztrátě flash disku s nezajištěnými daty, riskuje firma správní řízení od Úřadu na ochranu osobních údajů a vysokou pokutu. Navíc by takovou ztrátu měla sama nahlásit. V případě šifrovaných disků tato povinnost není.
Kompletní zabezpečení všech koncových zařízení, tzv. Endpoint Security, zahrnuje řešení jak proti ztrátě dat, tak průniku nežádoucího škodlivého kódu. Může například povolit připojení pouze jednoho vybraného USB disku k danému počítači a žádný jiný nenačte. Monitoruje také data, která jsou na zařízení ukládána nebo používána a dokáže upozornit na nežádoucí aktivity.